書類を減らしたいならやるべきことが1つだけあります。
それは今すぐEvernoteをインストールすること。
そしてEvernoteにスキャンした書類を全て保存して書類を捨てましょう。
この記事を読んでいる人は数多くの書類に追われ保存方法を模索しながら苦しんでいる人が多いでしょう。
私もその1人です。
たくさんの書類管理方法を試してきましたが結局最終的にはここに行き着きます。
正直これ以上の管理方法はないんじゃないかと思うくらいです。
詳しく深ぼっていきますので、興味ある方は最後までお読みください。
すべてはEvernoteに
すべてのデータをEvernoteに入れている！
といっても過言ではない位重宝しています。
Evernoteはその名の通り、あらゆるデータ形式のものを保存することができるクラウドサービスです。
使ったことある人もたくさんいらっしゃると思います。
名前を聞いただけと言う人もいるでしょう。
また使ってみようと思っても使い方がわからないと悩んでいる方も多いと思います。
私も正直はじめの頃は全く使い方がわかりませんでした。
悩みに悩んで使い方を模索しながら気づけば3年が経っていました。
今回私の模索した3年間で得たEvernoteの使い方を記します。
圧倒的な自由度によって迷子になっている
Evernoteの使い方が分かりにくい理由の1つとして自由度が高すぎることが挙げられます。
あまりの自由度の高さに何をしていいか分からなくなり、苦痛に感じてしまうからです。
人間はあまりにも選択肢が多いと選択することを放棄しようとします。
その結果Evernoteを使わないと言う選択に至るのです。
具体的な活用方法
ではどうすればEvernoteを活用することができるのか。
その答えは全てをEvernoteに入れると言うことです。
書類の全てはEvernoteに保存しましょう。
あまり難しく考える必要はありません。Evernoteの機能で最も有力なのは検索機能です。
その優れた検索で自分の欲しい書類はすぐに探し出すことができます。
紙媒体をいちいちめくって探すよりも圧倒的に早いです。
Evernote使う上で最初の戸惑い
Evernoteのその特殊性はノートと言うファイル形式にあります。
今まで聞き慣れない管理方法なので戸惑いがあるでしょう。
私も今までウィンドウズを使っていてファイルやフォルダーと言う単語には聞きなじみがあります。
しかし、ノートと言う単語にはどうも違和感があります。
最初はどうしてもファイルフォルダをイメージしながら保存していました。
その結果
Evernoteにメリットを全く感じなかったです。
物理的なノートを想像するといい。
解決策として物理的なノートで保存するイメージを持ちましょう。
例えば写真を貼ってノートを作る場合イメージするのはこんなものです。
日記帳をイメージしましょう。
そこにはあなたが撮った1枚の素晴らしい写真をのりで貼り付けその日の気分を書きこみます。
それが1枚のノートです。
あなたの持っている紙媒体の書類は、ノート1ページにのり付けして貼って保存しましょう。
そうして出来上がるものがノートブックです。
ではそういったノートブックが増えてくると、今度は本棚が必要になります。それがEvernoteで言うスタックです。
私がEvernoteに保存しているもの
ここで参考になればと思いますが私がEvernoteに保存しているものを紹介します。
- タスクリスト
- ライフログ
- 0秒思考のメモ帳
- 取扱説明書
- 契約書類
- 保証書関連 （原本保存）
- ブログのネタ
- 思考や感情の整理のためのメモ
こういった形それぞれのノートを作り保存しています。
メモを取ることで思考の整理ができる
日々生活の中でメモを取ることにより思考の整理が簡単にできます。
メモの魔力と言う本に詳細が書いてあるのでぜひ一読されてください。
日々の日常の中で起こる具体的なことを抽象化することによりアイデアを生み出す。
これは私たちの頭の中で起こっている本質的な事ですが、人間の頭では全く覚えていることができません。
そのため必要になってくるのがメモを取ることです。
私はそのメモを全てEvernoteに保存しています。
日にちを入れればそのメモがすぐに出てきます。昔のアイデアを忘れることがなくなるわけです。
瞬時にメモを取るコツ
瞬時にメモを取るコツはEvernoteを立ち上げた瞬間に音声入力でメモを入れることです。
正直スマートフォンの手入力だと時間がかかってしまいストレスです。
その点音声入力であればすぐに長文を入れることができます。かなり効率的です。
このブログもすべて音声入力で書いています。
音声入力のメリット
音声入力には大きなメリットがあります。
それは自分の思考を言語化することができるからです。
思考を言語化することによって考えがまとまり整理されます。
いちど整理された思考は行動に移しやすくなります。つまりアウトプットすることがようになるわけです。
そもそも言語化してる時点で既にアウトプットも行われています。
あと何よりも早いです。このブログは大体2000文字以上になんですが、書くのにかかる時間は20分〜30分程度です。
必要なもか不要なものか見えてくる
上で書いた通り思考が整理されてくるとそれが自分にとって必要なのかどうかが判断できます。
ものを保存しておくのか捨てるのかの判断もスムーズになります。
また物をすてるときに抵抗がなくなります。
なぜならEvernoteに保存されているからです。
まとめ
Evernoteを使った書類の保存方法をご紹介しました。
少し脱線した箇所がありますが、書類だけでなくすべてのものをEvernoteに保存しておくと人生が効率化されます。
これであなたは、書類を探すと言う時間から解放されるでしょう。
人間がものを探してる時間は1日に数時間あると言われています。
人によって誤差はあるでしょうが、この時間が激的に減ればあなたの自由にできる時間が大きく増えることになります。
時間は有限です。
時短できるところはしっかり時短して効率的に生きていきましょう。
